Aukcja jest publiczna i dobrowalona.
Wszelkie zakupy są dokonywane na własny rachunek.

Wszelkie zlecenia przyjmowane są poprzez internet na stronach aukcyjnych, po podaniu numeru klienta i kodu dostępu, w bezpiecznym trybie kodowanym.

Wszystkie transakcje dokonywane są w dolarach amerykańskich. 

Dla każdego lotu jest pokazana aktualnie wylicytowana cena zakupu danego lotu.

Loty oznaczone jako "aukcja grzecznościowa" są wystawiane do sprzedaży przez inne domy aukcyjne lub osoby prywatne. Transakcje lotów odbywają się na warunkach tych domów aukcyjnych lub osób prywatnych. Warunki te są podane w załączeniu opisu danego lotu. Tansakcji dokonują pomiędzy sobą klient i dany dom aukcyjny. Za realizację tych transakcji aukcjonariusz nie odpowiada.

Stawki przebicia określone są następująco:

Program aukcyjny umożliwia automatyczne licytowanie do maksymalnej sumy i podpowiada każdorazowo minimalne przebicie.

Przebicie danego lotu zobowiązuje do jego odbioru. Kupujący jest zobwiązany do uregulowania rachunku w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania. Zakupione walory są przekazywane kupującemu dopiero po uregulowaniu całej należności.

Opis wszystkich lotów dokonywany jest z najwyższą starannością i według najlepszej wiedzy aukcjonariusza. W przypadku lotów łączonych oraz zbiorów nie uwzględnia sie żadnych reklamacji.

Wszytkie loty są ilustrowane w katalogu w postaci zdjęć cyfrowych. Na życzenie aukcjonariusz może przesłać pocztą elektroniczną dodatkowe zdjęcia cyfrowe, kopie atestów lub opisy. Nie ma możliwości oglądania lotów w naturze.

Reklamacje przy ujawnionych wadach jawnych, muszą wpłynąć do aukcjonariusza w ciągu 14 dni od daty otrzymania lotu.

W katalogu aukcjyjnym podano numerację według najnowszego katalogu Fischer i Michel. Osobno umieszczono opis użytych symboli.

Loty niesprzedne w czasie trwania aukcji, można nabyć do 10 dni po zamknięciu aukcji po wynegocjonowanych cenach. Propozycję takiej ceny należy przesłać pocztą elektroniczną do aukcjonariusza.

Aukcjonariusz zastrzega sobie prawo do wycofania lotów w trakcie trwania aukcji.

Do wszelkich pozostałych spraw aukcjonariusz zastrzega sobie prawo do ich interpretacji

Do ceny nabycia nie jest doliczana żadna prowizja. Nabywca musi pokryć jedynie ewentualne koszty wysyłki. Kalkulacji kosztów można dokonać na stronie: www.canadapost.ca

Osoba upoważniona do udziału w aukcji posiada własny indywidualny login klienta i kod dostępu. Kod dostępu jest wydawany klientowi po wypełnieniu formularza rejestracyjnego i poufnie przekazany klientowi pocztą elektrowniczną (email). Użycie loginu i kodu klienta jest jednoznaczne z dokonaniem zlecenia zakupu.

Wszystkie informacje pobrane od klientów w celu rejestracji w internetowym domu aukcjinym POLPHILAMART są zakodowane i zabezpieczone w bazie danych do której dostęp ma jedynie aukcjonariusz. Wszystkie te infromacje są ściśle chronione i nie są przekazywane osobom trzecim. System oprogramowania internetowego domu aukcyjnego POLPHILAMART posiada kody zabezpieczające zgodnie z zasadami i prawem przechowywania danych osobowych na terenie Canady i USA.